支払通知書を請求書の代わりする際の注意点とは？支払通知書の詳細も解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。 支払通知書とは、取引内容を証明する証憑書類の1つです。支払内容や金額を通知するために用いられ、また請求書としても活用できます。本記事では、支払通知書の基礎知識とともに、支払通知書を請求書の代わりにする際の注意点を解説します。支払通知書を発行するメリット、保存期間についてもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

支払通知書とは

支払通知書は証憑書類の1つで、企業が他社との間に行った取引の内容や状況を証明する効力があります。具体的には、企業間の取引において、支払内容や金額を通知するために用いられ、代金を支払う買手側から、代金を受け取る売手側に対して発行される書類です。支払通知書によって買手側・売手側双方で認識のすり合わせができ、支払いトラブルの回避につながります。

支払通知書の押さえておくべきポイント

支払い通知書に関しては、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

発行義務はない

支払通知書には法的な発行義務がないため、発行しなくても問題はありません。実際に発行するかどうかは、企業の規定や取引先との契約内容に基づいて決まります。「発行する」という契約・規程になっている場合は、発行が必要です。

一定期間の保存が求められる

支払通知書に発行義務はないものの、発行した場合は一定の期間保存する必要が生じます。なぜなら、取引書類の1つとして国税関係書類に相当するためです。支払通知書の保存期間は、法人と個人事業主によって異なります。保存期間の詳細は後ほど解説します。

請求書の代わりになる

支払通知書は請求書の代わりとして活用することが可能な書類です。つまり、支払通知書を発行する場合は、請求書を発行せずに支払いを受けることができます。 たとえば、発注者が個人事業主に発行したパターンを想定してみましょう。支払通知書が請求書の役割を担うことができるため、個人事業主は発注者に対して請求書を発行せず、支払いを受け取れます。

請求書を受け取る前に発行される

支払通知書を発行するタイミングは、請求書の発行よりも前になることが一般的です。しかし、請求書を発行する前でも、支払側が検収書を発行していない場合は、支払通知書も原則として発行できません。発行する際は、こうした発行のタイミングに注意が必要です。

支払通知書を請求書の代わりにする際の注意点

請求書の代わりに支払通知書を用いる際は、以下の2点に注意しましょう。

企業間の合意が必要

支払通知書は、取引に関する情報が適切に記載されていれば、請求書としての役割を果たします。ただし、これを請求書の代替として使用するには、取引先企業間での明確な合意が必要です。特に「買手側が支払通知書を発行し、これを請求書の代わりとする」という取り決めが求められます。 事前に取引先としっかり協議して「売手側からの請求書発行が不要である」ことを双方で合意しておくことが重要です。合意がない場合、後で双方の認識に違いが生じてトラブルの原因となる可能性があります。リスクを回避するためにも、取引開始時に支払通知書をどのように取り扱うかについて決めておきましょう。

発行義務はないが保存義務はある

支払通知書は、取引内容を証明する証憑書類の一種です。証憑書類には法的効力が認められるため、一定期間は保存しなければなりません。ただし、発行が義務ということではないため、混同しないように注意が必要です。

支払通知書を発行するメリット

支払通知書の発行には、いくつかメリットがあります。発行に伴って得られるメリットを解説します。

認識の相違を防げる

支払通知書は、取引の詳細や合計金額を明確に提示するため、買手側と売手側の間で発生しがちな認識の相違を未然に防ぐ効果があります。特に、取引内容に関する齟齬が発生した場合、双方の確認によって問題の早期解決が可能です。 さらに、認識の違いが解消されることで、取引後に発生するやり取りの行き違いや、訂正のための請求書の再発行といった無駄な手間も減らせます。結果として、互いの業務負担を軽減することが期待されます。

経理業務が円滑になる

支払通知書には、一般的に取引金額や支払日、取引内容などが記載されているので、請求書の発行前に取引関連の情報が明確になります。内容を確認しながら請求書を作成するとミスが少なくなり、経理担当者の負担減や業務効率の向上も期待できるでしょう。買手側としても、再発行を依頼する手間を軽減できます。

支払通知書に記載する項目

支払通知書に記載する項目は、ある程度決まっています。ただし形式によって多少、差が出る部分もあるため、形式ごとに記載内容を確認しておきましょう。

従来の支払通知書

従来の支払通知書の記載項目は、以下のとおりです。 ・書類のタイトル ・書類を発行した年月日 ・発行企業名と連絡先 ・宛名と連絡先 ・支払通知金額 ・取引年月日 ・取引内容 ・商品ごとの単価 ・商品ごとの消費税 ・備考欄 ・小計 ・総合計 支払通知書に規定のフォーマットはないため、使いやすいフォーマットで発行することができます。納品書や請求書に準じたレイアウトにすると照合もしやすいでしょう。

適格請求書に対応した支払通知書

支払通知書は、適格請求書に対応する形式で発行すれば仕入税額控除が認められます。従来の項目に加えて記載が必要なのは次の項目です。 ・課税仕入れの相手方の登録番号 ・該当の取引が軽減税率の対象であるか否か ・税率ごとに区分して合計した支払額 ・適用税率および消費税額など

支払通知書の保存期間

支払い通知書の保存期間は、法人と個人事業主とで差があります。それぞれについて解説します。

法人

法人の場合、支払通知書の保存期間は7年間です。期間の数え方は、支払通知書の発行日または受領日を基準に、7年後の法人税申告期限の日までとなります。単純に、受領日から7年後という数え方ではありません。期限前に破棄してしまうと罰則として過料が科せられることもあるため、注意しておきましょう。 ※参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

個人事業主

個人事業主の場合、支払通知書の保存期間は5年間です。ただし、消費税の課税事業者や、インボイス制度に対応し、適格請求書発行事業者の登録を行った個人事業主は、期間が7年間となります。 期間の数え方は、支払通知書の発行日または受領日を基準に、5年（7年）後の確定申告期限日までとなります。受領日から5年（7年）ではないため注意しておきましょう。 ※参考：個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁

支払通知書を電子化するメリット

支払い通知書は電子化できるようになったことで、従来の紙で発行するものに比べてミスが少なったり、手間を軽減できたりするなどのメリットがあります。具体的には以下のメリットがあります。

手作業が原因のミスを減らせる

支払通知書を電子化すれば、金額・内容の書き間違えや郵送ミスなど、手作業特有のミスを減らせます。多忙な状況ではどうしても人的ミスが起こりがちです。しかし、システムによる対応であれば、業務が忙しかったり対応する量が多かったりしても、手作業に比べて人的ミスが少なくなります。

保存にかかる手間が減らせる

紙媒体の支払通知書を保存しようとすると、ファイリング作業やスペースの確保が必要です。しかし、電子化すれば電子取引データとして保存できるため、保存にかかる手間を減らせます。さらに、電子化によって検索機能を使えるようになるため、支払通知書を見返したい場合はデータを引き出せるのもメリットです。

コストカットになる

支払通知書を紙媒体で発行すると、用紙代やインク代、郵送代など、さまざまなコストがかかります。また、紙媒体の管理や発送などにも人的コストがかかるでしょう。電子化すれば、これらのコストは必要がなくなるため、経済的にも時間的にもコストカットを実現できます。

支払明細書との違い

支払明細書と支払通知書は、取引に関する情報を確認する書類ですが、用途や対象が異なります。支払明細書は、主に企業が従業員や個人に対して支払内容を事前に確認するための書類で、実際の支払いを意味するものではありません。 一方、支払通知書は企業間取引において使用することが一般的です。支払金額や取引内容を明確にすると同時に、実際の支払い手続きを進める役割を果たします。つまり、支払明細書は確認目的、支払通知書は支払いを進めるために利用される点で異なります。

まとめ

支払通知書は、請求書の代わりとしても利用できる利便性の高い書類です。発行は義務ではないものの、発行することによってミスの削減にもつながります。 とはいえ、支払通知書を発行するのは手間でもあり、支払通知書の発行でミスが発生する可能性もあります。そこでおすすめなのが、効率化やミスの削減を大幅に実現するクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」です。 「MakeLeaps（メイクリープス）」では、支払通知書をはじめ、さまざまな書類をクラウド上で作成・管理し、電子的にセキュア送信できます。また、必要があればワンクリックで書類の郵送代行も可能です。取引先ごとに専用のWebページもあり、過去に送付した書類やファイルもの確認から送付までスピーディに対応できます。詳しいサービスについては以下でご案内しております。ぜひお気軽にご相談ください。   サービス紹介資料をダウンロードする（無料）