インボイス制度によって変化する経理業務とは？納品書の取り扱いや保存方法などを解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。 2023年10月1日より、インボイス制度の開始が予定されています。インボイス制度の開始後、事業者はルールに則った納品書・請求書の発行を行う必要があります。 そのため経理担当者は、今のうちからインボイス制度についての理解を深め、納品書の取り扱いにおける知識を把握しておきましょう。本記事では、インボイス制度の概要と、新しい納品書の書き方や保存方法などについて解説します。

インボイス制度とは？

インボイス制度では、従来の納品書や請求書に関するルールが大きく変わることが予定されています。 以下を参考に、まずはインボイス制度の概要を確認しましょう。

請求書・納品書に関する新しいルール

インボイス制度では、仕入れや販売の際に作成する請求書や納品書における、さまざまなルールが変更となります。書類の記載方法・作成方法などに関するルールが、新たに制定されるのです。具体的には、「適格請求書」と呼ばれる新しい形式が採用されます。 インボイス制度では従来の請求書等保存方式や経過措置として利用されている区分記載請求書等保存方式に代わって、「適格請求書」と呼ばれる新しい形式が採用されます。これは軽減税率によって複雑化した税額の計算をわかりやすくまとめることで、取引における透明性の確保と、正確な経理処理を行うことが目的です。

インボイス制度における「適格請求書」の内容

インボイス制度で導入される適格請求書には、以下のような変更内容があります。

「税率ごとの消費税額および適用税率」と「登録番号」が必要

インボイス制度の適格請求書には、現在使用されている区分記載請求書等保存方式の記載内容にプラスして、「税率ごとの消費税額および適用税率」と「登録番号」の追記が必要です。 2019年10月1日以前の請求書等保存方式と比較すると、「軽減税率の対象品目」「税率ごとに合計した対価の金額」に加えて、さらに2つの記載項目が追加されることになります。 一方で、従来の区分記載請求書等保存方式から、記載が不要となる項目などはないため、これまで利用していた納品書や請求書を一部加工するだけでも対応可能です。

請求書と納品書に分けて記載しても問題ない

インボイス制度の適格請求書では、請求書上にすべての項目を記載しなくても問題ありません。 請求書と納品書に分けて詳細を記載する方法も、制度上認められています。 自社でやりやすい方法を選択できるため、経理部と話し合って適格請求書の作成方法を事前に決めておくのがおすすめです。請求書と納品書に分けて記載する場合、その関係を「納品書番号」などで分かるようにしておく必要があります。

インボイス制度の対象者について

インボイス制度の対象者となるには、いくつかの条件があります。以下を参考に、どのような企業および個人事業主がインボイス制度の対象となるのかチェックしておきましょう。

課税事業者が対象

課税事業者は、インボイス（適格請求書）を発行することができます。 インボイス（適格請求書）を発行するには事前に税務署への登録申請が必要となるため、早めの対応が求められるでしょう。 インボイス制度が始まる2023年10月1日までに登録を済ませたい場合には、その6カ月前までに税務署に申請書を提出する必要があります。

「課税事業者」として登録した売上1000万円以下の免税事業者

年間売上が1000万円以下の免税事業者であっても、「課税事業者」として登録および納税を行えば、「適格請求書発行事業者」となり、適格請求書を発行することができます。それにより、当該請求書を受け取る取引先は、「仕入税額控除」を受けられるようになるのです。 以下で解説する仕入税額控除の解説を参考にして、課税事業者になるか判断してみましょう。

インボイスの仕入税額控除とは？

インボイスにおける仕入税額控除とは、課税事業者に登録する理由にもなり得る重要な制度です。 ここでは、仕入税額控除の詳細について解説します。

仕入税額控除を受けるための条件

まず仕入税額控除とは、消費税を2重に支払うことを避けるため、販売時に受け取る消費税額から、仕入れの際に支払う消費税額を差し引く制度です。 仕入取引が消費税の課税取引であれば、仕入税額控除により、差額を消費税として納税することができます。仕入税額控除を受けるためには、帳簿の保存（課税仕入れの相手方、年月日、内容、対価、軽減税率取引である旨を記載したもの）と、請求書等の証憑保存（3万円未満の公共交通機関にかかる費用などの場合は不要）の2点を満たすことが条件です。

仕入税額控除を受けるには適格請求書が必要

仕入税額控除を受けるためには、適格請求書の受領が必須となります。そのため仕入れ先が免税事業者の場合、「適格請求書発行事業者」になれないため、適格請求書を受領することができません。 請求書の受領側としては、適格請求書を受領できない場合、仕入税額控除が受けられず、税金の負担が重くなるデメリットがあります。そうなると免税事業者にとっては、その分の値下げの交渉が行われたり、契約を打ち切られたりといったデメリットが発生する可能性があるのです。

仕入税額控除の経過措置は段階的に廃止される

仕入税額控除の経過措置は、段階的に廃止が予定されています。 具体的には2026年9月までは80％、2029年9月までは50％、2029年10月以降は完全に廃止される予定です。 適格請求書の発行ができない免税事業者との取引は、仕入税額控除の対象外となります。そのため、免税事業者としては、課税事業者に登録するか考えておく必要があります。

従来の納品書と適格請求書の違い

従来使用されていた納品書や請求書と適格請求書には、さまざまな違いがあります。以下を参考に、具体的な違いについて確認しておきましょう。

「区分記載請求書等保存方式」について

軽減税率が導入された2019年10月1日からインボイス制度の始まる前日の2023年9月30日までは、「区分記載請求書等保存方式」が採用されます。 「区分記載請求書等保存方式」では、請求書や納品書のなかに軽減税率に当てはまる品目がある場合、その旨を明示して、8％と10％の税率ごとに分けた合計金額を記載しなければなりません。

2023年10月1日からは「適格請求書等保存方式」に変更

2023年10月1日からは、区分記載請求書等保存方式ではなく「適格請求書等保存方式」に変更されます。先述した通り税率ごとの消費税額および適用税率、適格請求書発行事業者の登録番号の記載が追加で必要となります。 また、区分記載請求書等保存方式から導入された、軽減税率対象品目と税率ごとの合計金額の記載も継続して記載が必要です。

インボイスは紙だけでなくデータによる記録でも問題ない

インボイス（適格請求書）は紙による保存ではなく、データによる記録でも問題ないため、インボイス制度をきっかけに専用の発行・管理システムを導入して効率化を図るのがおすすめです。

専用のシステムを導入することでスムーズに要件を満たせる

金額に関係なく、すべての適格請求書は7年間保存する必要があります。適格請求書の量は膨大になると予想されるため、紙ではなく電子データでの発行・保存がおすすめです。専用のシステムを使うことで、発行・保存の環境は簡単に整えられるでしょう。

インボイスを電子システムで発行するメリット

インボイスに必要な書類等を電子システムで発行・管理することには、以下のような多くのメリットがあります。

適格請求書等保存方式に対応した専用サービスを使うことで業務を効率化できる

見積、請求、入金管理ソフトのなかには、インボイス制度の適格請求書発行に対応した専用のシステムが増えています。例えばクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」も、適格請求書等保存方式に対応した請求書を簡単に作成可能です。 スムーズにインボイス制度の要件に合わせた書類作成が可能となるため、専用ソフト・サービスの利用によって業務の効率化が図れるでしょう。

電子化することでインボイスのデータ管理や保存の負担が減る

保存データを電子化することで、請求書の保存や管理が容易になります。 電子化によるデータ保存は、経理の業務負担の軽減にもつながります。紙を使った旧来の管理方法が現在も続いているのなら、インボイス制度をきっかけに電子化およびDX化を進めてみることもおすすめです。

まとめ

インボイス制度がはじまると、請求書・納品書の作成方法が大きく変わります。 直前になって、慌てて準備をすることのないように、この機会にインボイス制度の基本を確認しておきましょう。 インボイス制度にスムーズに対応するには、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」のご利用がおすすめです。 「MakeLeaps」なら、インボイス制度に対応した請求書を簡単に作成できることはもちろん、請求書の発送・入金管理まで、請求業務を幅広くサポートできますので、この機会にぜひご検討ください。 サービス紹介資料をダウンロードする