請求書の発行は代行してもらえる？代行サービスを使うメリットや注意点などを解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。 請求書発行に関する業務が多くなり、他の業務を圧迫しているケースは珍しくありません。そのような場合は、外部のサービスに業務を委託するのも1つの方法です。 この記事では、請求書業務に関する代行サービスの内容や、利用するメリットなどについて解説します。請求書業務の代行サービスを利用する際の注意点や、選ぶ際のポイントなども解説するので、参考にしてみてください。

請求書発行の代行サービスとは？

送られてきた請求書に関するデータを基に、請求書の発行作業を代わりに遂行してくれるのが、請求書発行の代行サービスです。 サービスによっては請求書の発行だけではなく、印刷や封筒への封入、郵送手続きなどの関連する業務も代行してくれる場合があります。 経理担当者の負担を減らし、請求書発行に使っていたリソースを他の業務に回したりしたい企業に、広く利用されています。

請求書発行以外に代行してくれる業務の種類

代行サービスの内容によっては、請求書発行以外の業務も代行可能です。代表的な業務の種類と詳細は、以下の2つです。

代金の回収

請求書発行以外に代行してくれる業務の種類として、代金の回収が挙げられます。取引先が多いと、支払い金額や入金の確認作業などが膨大になりがちですが、代行してもらえれば効率的に代金を回収できるでしょう。 また、掛売り代金の支払い督促や、未回収金の取り立てなど、代金の回収に伴うトラブルの対応も引き受けてくれる場合もあります。

与信審査や管理

返済能力の程度や信頼性について調べる与信審査も、サービスによっては代行してくれます。企業間の取引は掛売りで行われることが一般的ですが、未払いなどのリスクを避けるためには入念な与信審査が必要です。 与信審査の実施には多くの時間を要し、適切な判断も難しいですが、代行してもらえれば負担を大きく軽減できます。また、取引先が複数ある場合、それぞれの与信管理も代行できる可能性があります。

請求書業務の代行サービスを使うメリット

請求書業務の代行サービスを使うと得られるメリットはさまざまです。ここからは、具体的なメリットとそれぞれの詳細を解説します。

業務の効率化につながる

請求書業務の代行サービスを使うメリットとして挙げられるのが、業務の効率化です。請求書に関する業務の工程を削減できれば、他の業務に人員や時間といったリソースを回せるようになります。 1つの業務に対して使えるリソースが増えれば、各担当者の負担が減り、更なる業務効率の改善も目指せるでしょう。

請求書業務のコストを節約できる

請求書業務のコストを節約できるのも、請求書業務の代行サービスを使うメリットの1つです。自社で対応する場合は人件費や用紙代などが必要ですが、代行サービスを使えばそれらの費用が不要になるからです。 請求書業務の代行サービスを利用するのにも料金はかかりますが、差額を見るとコストの削減につながっている場合もあります。

債権の未回収を減らせる

請求書業務の代行サービスを使うことで、債権の未回収を減らすことにもつながります。企業間の取引は掛売りが一般的であり、支払いの遅延や未回収が発生すれば対応が必要です。 請求書業務の代行サービスを使えば、それらのリスクに適切な対応をしやすく、債権の未回収を減らせます。また、サービスによっては、未回収金の保証がつく場合もあり、リスク回避に役立ちます。

与信審査・管理を任せられる

与信審査・管理を任せられるのも、請求書業務の代行サービスを使うメリットです。取引先が多くなればなるほど、与信審査や管理の負担も大きくなりますが、代行してもらえれば負担を減らせるでしょう。 また、与信審査・管理は複雑で効率よく対応することが難しいですが、ノウハウを持っているサービスに任せれば、自社の対応よりも適切な与信審査・管理が期待できます。

請求書データの確認や管理がしやすい

請求書業務の代行サービスを使うと、請求書データの確認や管理がしやすくなります。なぜなら、多くのサービスが請求書データをクラウド上で一括管理しているためです。特定の請求書データが必要になった際にも探し出しやすく、素早く業務に活かせます。

請求書業務の代行サービスを使う際の注意点

請求書業務の代行サービスを使う際は、注意するべき点もあります。具体的な注意点とそれぞれの詳細は下記の通りです。

コストがかかる

請求書業務の代行サービスを使うことで、毎月一定のコストがかかります。代表的なコストに、サービスを利用開始する際の初期費用や毎月の固定費、取引ごとにかかる手数料などがあります。サービスによって発生するコストの種類や利用料金は異なるため、自社に適している形態のサービスを選ぶことが重要です。

セキュリティ面でリスクが伴う

セキュリティ面でリスクが伴うのも、請求書業務の代行サービスを使う際の注意点です。外部のサービスを利用している以上、自社や取引先の情報が外部に流れるリスクはゼロではありません。 自社で管理していた情報が流出するのは自己責任ですが、請求書業務の代行サービスから情報が流出するのを自力で防ぐのは困難です。そのため、対策として依頼したいサービスのセキュリティは充分かを確認しましょう。

ノウハウを蓄積できない

請求書業務の代行サービスを利用すると、社内に請求書発行に関するノウハウを蓄積できなくなります。なぜなら、請求書に関する業務を自社で対応しなくなると、経験を積むことができないからです。 ノウハウを蓄積したい場合は、外注する業務の範囲を絞ったり、自社でも一定の人数を割いて対応したりすることを検討しましょう。

対応速度が落ちる

請求書業務に関する対応速度が落ちる可能性があることも、請求書業務の代行サービスを利用する際に注意するべき点です。取引先が請求書に関する対応を求めたとしても、一度代行を依頼しているサービスを挟むため、自社への情報伝達が遅くなります。 また、代行を依頼しているサービスが営業日でない場合などは、営業日になるまで待つ必要もあり、さらに対応に時間がかかってしまうこともあり得ます。

請求書業務の代行サービスを選ぶ際のポイント

請求書業務の代行サービスを選ぶ際は、いくつかのポイントを意識しましょう。ここからは、具体的なポイントについて解説します。

対応している業務範囲の広さ

対応している業務範囲の広さは、請求書業務の代行サービスを選ぶ際にしっかり確認しましょう。請求書に関する業務は多岐に渡るため、サービスによっては自社が依頼したい業務に対応していない可能性があるからです。 また、利用していくうちに追加で依頼したい業務が発生する可能性もあります。そのため、あらかじめ対応している業務範囲が広いサービスを選ぶのがおすすめです。

自社のツールとの連携の可否

自社ツールと請求書業務の代行サービスが連携できるのかも、サービスを選ぶ際に注目したいポイントです。自社ツールと連携できるサービスなら、作業の自動化や効率アップなど、さまざまなメリットを得られます。 CSVファイルのインポートや、APIによる直接連携など、具体的な連携の方法も確認して自社に合うか判断しましょう。

未回収金の入金保証の有無

未回収金の入金保証の有無も、請求書業務の代行サービスを選ぶ際のポイントの1つです。しかし、請求書業務の代行サービスは、未回収金の入金保証は備わっていることが一般的とされており、手数料や料金などの面から保証無しが選べるかが重要といえます。請求書業務の代行サービスの利用を検討している場合は、事前に確認することがおすすめです。

与信審査に関わる項目

サービスによって、与信審査のタイミングや与信額の上限は異なるため、選ぶ際の基準となります。 なお、与信審査のタイミングは、取引の度に発生する単発タイプと、新規の取引を始める前に審査する継続タイプの2つです。与信審査に関わる項目は、自社に合ったタイプを選んだり、自社の取引規模に合った与信額に設定できたりするか確認しましょう。

導入や利用にかかる費用

請求書業務の代行サービスの導入や利用にかかる費用も考慮しましょう。具体的な費用は、導入する際の初期費用や継続的に支払うことになる月額料金、業務ごとの手数料などです。 料金体系や金額やサービスによって異なります。そのため、自社の目的や予算にあったサービスから検討するようにしましょう。

まとめ 

請求書業務を効率化したい場合は、請求書業務の代行サービスだけではなく、専用のシステムを導入することもおすすめです。 クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、請求業務を効率化できるクラウドサービスです。クラウド上でミスなく簡単に書類の作成や承認ができる他、発送や入金管理などにも対応しています。請求日から入金予定日まで可視化できたり、作成した書類を、ワンクリックで印刷・封入・投函まで完了できたりします。 請求書業務の効率化を目指している企業の担当者は、ぜひメイクリープスの利用を検討してみてください。 サービス紹介資料をダウンロードする（無料）