納品書控えの保存期間は？保存方法や納品書と似ている書類との違いを解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。 納品書とは、商品・サービスなどを取引先へ納品する際に発行する書類です。そして、取引に関する重要な情報が記載されている納品書は、原本だけではなく控えの用意も必要となります。 この記事では、納品書控えについて定められている保存期間や保存方法について解説します。納品書控えを電子データで保存するメリットや、注意点などについても解説するので、ぜひ参考にしてください。

納品書とは？

納品書とは、商品やサービスを納品する際に取引先へと発行する書類です。納品物と一緒に送付することが一般的とされています。 取引の証拠として機能する証憑書類の1つですが、発行に関する法的な義務や規定はありません。そのため、事業者によっては発行しないケースも多々もあります。しかし、納品書は国税関係書類なので保存が義務付けられており、受領すれば一定期間は破棄できません。

納品書と似ている書類との違い

納品書と似た書類は複数あり、混同されがちです。ここからは、納品書と似た書類とそれぞれの書類の概要について解説します。

請求書

請求書は、商品・サービスなどを納品した後に、取引先に支払いを求めるために用いられる書類です。納品書は、商品・サービスなどの納品内容を確認するための書類であり、直接支払いには関係しません。 しかし、請求書と納品書は商品・サービスに関する取引先とのやり取りにおいて、関連性の高い書類同士でもあります。そのため、請求書は納品書と同時に発行する場合もあります。

領収書

商品・サービスに関する対価を、適切に受け取ったことを証明する書類が領収書です。領収書は、支払者からの要望があった場合は発行の義務が生じます。しかし、納品書に発行義務はありません。 また、領収書は課税文書に該当します。そのため、一定額を超えると収入印紙の貼り付けが必要になるのも、納品書との違いです。

納品書の保存期間

納品書には一定の保存期間が設けられていますが、状況や基準とする部分で具体的な期間は異なります。状況ごとにみた納品書の保存期間は下記の通りです。

個人事業主の場合

個人事業主における納品書の取り扱いは、所得税法で5年間の保存が義務付けられています。しかし、同じ個人事業主でも、消費税の免税事業者と課税事業者では対応が変わります。 納品書を受け取るのが消費税の課税事業者である場合、消費税法の対象範囲です。消費税法では7年間に渡る保存義務があるため、所得税法で定められた5年間を過ぎても、追加で2年間の保存が必要です。

法人の場合

法人の場合も、一定期間に渡る納品書の保存が定められています。しかし、参考にする法律によって保存期間は異なります。それぞれの法律における保存期間と詳細は下記の通りです。

税法上の保存期間

税法での保存期間は7年間と定められています。7年である理由は、脱税が発覚した場合に対応するためとされています。 脱税があったとしても、7年間は遡って追徴課税が可能です。その際に、納品書は法的に参考となる書類のため、保存が義務づけられています。

会社法上の保存期間

会社法においては、納品書は証憑書類に分類される重要な書類として扱われます。そのため、普通の書類よりも長い期間の保存が必要です。 具体的には、通常の書類は7年が義務づけられた保存期間ですが、証憑書類である納品書の場合は、10年の保存義務が課せられています。

納品書控えとは？

納品書控えは、自社で納品書を保存したい場合に作成される書類です。取引先に納品書を渡す場合は、基本的に原本を用います。 しかし、原則として納品書の原本は1つしかありません。そのため、取引先に渡すと自社の分の納品書が無くなってしまいます。そのため、自社で納品書を管理したい場合は、納品書と同じ内容を記した書類である納品書控えを作ることで対応します。

納品書控えの保存期間

納品書控えの保存期間は、確定申告の提出期限の翌日を起算日とした7年間です。しかし、青色申告をしている事業者かつ、欠損金額が生じた事業年度では10年間の保存が必要となります。 また、青色申告書を提出していない事業年度でも、災害損失金額が生じた場合は、納品書控えを10年間保存します。

納品書控えの保存方法

納品書控えを管理するには適切な保存が必要です。具体的な保存方法とそれぞれの詳細は、下記を参考にしてみてください。

紙媒体

納品書控えを保存する方法の1つが紙媒体です。納品に関する内容を記した紙を、ファイルなどにまとめて保存します。 紙媒体の納品書控えをまとめて保存する際に注意するべきなのが、他の分類の書類との混同です。たとえば、自社が発行した納品書の控えと、取引先から送られてきた納品書を一緒にしないよう、注意して管理する必要があります。

スキャナ保存と電子取引データ

納品書控えの保存方法として、スキャナ保存や電子取引データの保存などが挙げられます。納品書が紙媒体だとしても、スキャナで取り込んだりカメラで撮影したりすれば、データとして保存可能です。また、納品書がデータで発行された場合は、電子取引データという扱いでの保存が必要になります。

納品書控えを電子データにするメリット

納品書控えを電子データにするとさまざまなメリットを得られます。具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

コストを削減できる

納品書控えを電子データにすると、紙媒体で必要となる紙代やインク代などの費用を抑えられ、コストを削減できます。 また、納品書控えは保存期間が7年や10年と長く、その間に紙やインクが劣化する可能性もあります。しかし、電子データなら劣化の心配がなく、再発行に必要なコストも削減できます。

業務の効率化につながる

業務の効率化につながることも、納品書控えを電子データにするメリットです。電子データで納品書控えを管理できれば、紙媒体の納品書控えをファイリングする手間がかかりません。 また、データの検索によって特定の納品書控えを探すのが簡単になります。他にも、受け渡しがオンライン上で行えるため、発送や受領がスムーズになって業務の効率化にもつながります。

再発行がしやすい

納品書控えの再発行がしやすいことも、電子データのメリットです。検索によって特定の納品書の控えを探しやすく、データなので複製による再発行や素早い受け渡しができます。 また、取引先が紙媒体での納品書の控えを求めてきた場合でも、データを紙に印刷することで対応可能です。

納品書控えを電子データにする際の注意点

納品書控えを電子データにする際は、いくつか注意点があります。具体的にどのような注意点があるのか、解説します。

セキュリティ上のリスクが伴う

納品書控えを電子データにする際の注意点として挙げられるのが、セキュリティ上のリスクが伴うことです。システム上でデータを保存・管理するため、サイバー攻撃や侵入による情報漏洩の危険性があります。 情報漏洩が発生すると、取引先や顧客からの信頼喪失につながりかねないため、システムにおけるセキュリティの強化は必要不可欠です。

システム障害などで利用できなくなる

システム障害などで利用できなくなる可能性があることも、納品書控えを電子データにする際の注意点です。 システム障害が起こると、インターネット回線を利用するシステムやツール、データにアクセスできなくなります。場合によってはデータが消えてしまう可能性もあるため、定期的にパックアップを取りましょう。

まとめ

納品書の概要や納品書と似ている書類との違い、納品書の保存期間や納品書控えについて解説してきました。 納品書や納品書控えを紙媒体で管理しようとすると、コストや手間が増大していまいます。効率的に業務を進めたい場合は、電子データとして扱うことがおすすめです。 クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、書類の作成や発送などの各種請求業務をデータやオンラインで対応することが可能です。部署間の連携や上長とのやり取りなど、社内での業務も効率的に進められるため、生産性の向上にも貢献します。 請求業務を効率化したい、生産性を向上させたいという企業の担当者は、ぜひメイクリープスの導入を検討してみてください。 サービス紹介資料をダウンロードする（無料）